Les 5 S

1. 5S : Enjeu de Management

Une entreprise qui “fonctionne bien” et qui est performante est une entreprise ou chaque personne a l’efficacité optimum à son poste de travail. Ceci constitue un des objectifs principaux du management.

Toute volonté de progrès dans une activité génère des problèmes. Le mot problème est pris ici dans le sens d’un écart entre une situation réelle et une situation souhaitée.

L’autonomie d’une personne ou d’un groupe de travail signifie que ceux-ci ont la volonté et les moyens de traiter efficacement ces différents aléas. La présence de standards qui formalisent les conditions de travail optimales fait partie de ces moyens.

Ces standards doivent être connus, acceptés par ceux qui doivent les appliquer et améliorés en permanence dans leur contenu et leur forme.

Les deux dernières étapes des 5S (Standardiser et Respecter) facilitent par des pratiques simples l’acquisition de cette nouvelle manière de travailler et de progresser.

Les 5S participent à la mise en place d’un nouveau mode de management fondé sur la confiance et l’autonomie des équipes de travail.

Pour réussir, la hiérarchie doit soutenir l’application des 5S en allouant les ressources nécessaires. L’intégration de cette démarche dans un cadre structuré et cohérent (ex : projet Lean Manufacturing) est un accélérateur supplémentaire de progrès.

Le point commun des 5S, du Lean Manufacturing (ou “Juste Nécessaire”) est l’adoption de principes (principe = guide pour l’action) forts qui deviendront partie intégrante de la culture de l’entreprise. Parmi ces principes nous trouvons :

1. Le management visuel.

2. La rigueur collective

3. L’amélioration continue (ou esprit Kaizen)

Avoir la volonté d’appliquer les 5S est déjà un formidable moteur pour l’application de ces principes.

La transformation progressive de la culture ou chacun pense VISUEL, RIGUEUR, PROGRES permet des gains directs et indirects très importants dans tous les domaines de l’entreprise, en particulier :

- sur le respect permanent des règles de sécurité ce qui n’est déjà pas une mince affaire,

- sur la qualité du produit et du service associé (y compris le délai) puisqu’il s’agit là aussi de s’attaquer souvent aux dérives, même mineures des règles “de l’art” ou établies,

- sur les coûts par la réduction des dysfonctionnements coûteux en énergie pour tous.

Les enjeux indirects sont encore plus importants puisqu’il s’agit d’appliquer les meilleures pratiques dans l’entreprise en matière d’efficacité collective où la communication est une des composantes principales nécessaire au management du changement.

Or ces outils de management et de gestion exigent toujours une grande rigueur et une forte implication de tous, ce qui est une des conséquences majeures mais souvent non perçue, au début, de la réussite des 5S.

La transformation progressive du management devient donc l’enjeu majeur du 5S au delà des apparences et des idées superficielles véhiculées.

Si vous voulez avoir une idée du besoin pour votre entreprise, faites l’analyse des indicateurs principaux : sécurité, qualité, productivité, fiabilité :

- Combien d’accidents liés à des petits détails à l’inadaptation et/ou non respect des règles de sécurité ?

- Combien des retours de produits non conformes liés à l’inadaptation et/ou non respect des règles de fabrication ou de logistique ?

- Combien de ressources perdues à cause d’erreurs ou d’oublis ?

- Combien de report de livraison ou d’obligation de sous-traitance suite à la mauvaise utilisation des machines ?

D’une façon plus générale, combien de temps passe l’encadrement à corriger des problèmes de toutes natures liés au non respect ou à l’inadaptation de certaines règles ? Souvent la réponse est éloquente.

L’entreprise doit faire beaucoup d’efforts pour compenser les nombreuses erreurs ou inattentions générées en différents points des processus.

La clé de l’amélioration est donc bien d’accroître la capacité de chacun, à son poste de travail, à maintenir et améliorer les processus dans les moindres détails.

Appliquer les 5S est la première condition à remplir pour obtenir cette clé.

La simplicité et l’efficacité des 5S en font une démarche initiale idéale sous condition de l’implanter avec méthodologie et avec une bonne compréhension des enjeux par les managers.

2. Premiers Pas avec les 5S

2.1. Origine des 5S

Le mot 5S est l’acronyme de 5 mots japonais désignant chacun une étape d’actions dans une démarche d’amélioration de l’efficacité dans le travail quotidien.

Seiri : DEBARRAS
Seiton : RANGEMENT
Seiso : NETTOYAGE
Seiketsu : ORDRE
Shitsuke : RIGUEUR

C’est la plus simple des démarches de progrès, c’est celle que l’on doit pratiquer en premier et qui constitue les fondations de tout projet de mise en place de lean-manufacturing.

Les 5S permettent d’associer et de responsabiliser chaque personne, chaque groupe de l’entreprise au maintien et à l’amélioration des meilleures pratiques d’efficacité au poste de travail dans leur secteur.

Toutes les entreprises qui ont atteint un niveau « world class » ont appliqué et continuent d’appliquer les 5S.

Il n’est pas nécessaire d’avoir une culture japonaise pour comprendre et appliquer les 5S.

2.2. Conséquences pratiques et objectifs résumés des 5S

2.2.1. Seiri : DEBARRAS

Séparer l'utile de l'inutile : ELIMINER

Trier et ne garder que le strict nécessaire dans son environnement par :

• L’élimination des éléments inutiles
• La sélection des éléments nécessaires à l’efficacité du travail

Objectif : mettre en place les outils utiles pour un travail efficace et ne pas être gêné par l'inutile

2.2.2. Seiton : RANGEMENT

Situer les objets en fonction de leur utilisation : RANGER
Mettre les choses à leur place par :
• Le choix de l’endroit le plus approprié pour chaque objet
• Le choix du mode de rangement et d’identification de chaque objet

Objectif : Ne plus chercher les objets dont on a besoin

2.2.3. Seiso : NETTOYAGE

Supprimer les sources de salissures : NETTOYER
Supprimer les saletés avec efficacité par :

• L’identification des sources de salissures à l’occasion de chaque nettoyage
• La mise en place d’actions pour éliminer les sources de salissures et assurer ainsi la propreté avec un nettoyage réduit au minimum

Objectif : Ne plus salir

2.2.4. Seiketsu : ORDRE

Standardiser visuellement les meilleures pratiques : STANDARDISER
Mettre en place une organisation performante par :

• L’identification des meilleures pratiques
• La formalisation simple de ces pratiques (aides visuelles)
• La communication et la formation à leur application

Objectif : Ne pas oublier les meilleures pratiques

2.2.5. Shitsuke : RIGUEUR

Systématiser le respect des meilleures pratiques : RESPECTER
Assurer le respect du standard établi par :

• L’acquisition de nouvelles habitudes
• La possibilité d’un autocontrôle permanent du respect des règles établies.
• L’information et le traitement des anomalies détectées

Objectif : Utiliser les meilleures pratiques et les améliorer en permanence

3. Avantages des 5 S

2 raisons principales :

1. Appliquer les 5S donne confiance à vos prospects et clients. Des allées dégagées, des machines propres, des emplacements et contenants identifiés, des espaces de bureaux clairs et bien rangés, des panneaux de communication à jour reflètent une image de qualité et d’efficacité. Tous ces signes positifs, lors de la visite de votre site, conduiront vos prospects et clients à vous attribuer leurs prochaines commandes. Des ateliers et des bureaux 5S sont un puissant outil au service d’un marketing gagnant.

2. Appliquer les 5S permet de réduire les gaspillages. Des postes de travail bien organisés réduisent les déplacements, les manutentions et gestes inutiles et donc les pertes de temps. L’accroissement de la rigueur de chacun, dans le respect et l’amélioration des procédures, entraîne une diminution drastique des rebuts et des retouches et plus généralement de tous les gaspillages. Un environnement de travail agréable augmente la motivation des collaborateurs et développe leur volonté de progrès, les idées d’amélioration sont alors au rendez-vous.

Des ateliers et des bureaux 5S sont un puissant outil de réduction des coûts. Augmentation des ventes associée à une réduction du coût de chaque produit vendu entraînent l’augmentation des profits : CQFD.

Le meilleur reste à venir :  Générer des profits est le résultat de l’application des 5S et ce processus d’application lui-même produit beaucoup d’autres avantages, en effet ; appliquer les 5S :

• Améliore la sécurité des personnes, des équipements et de leur environnement par une meilleure organisation et le respect des règles simples établies et validées par ceux qui doivent les appliquer.

• Améliore la motivation de votre personnel qui se « sent beaucoup mieux » dans un environnement de travail agréable. Dans un lieu de travail propre et rangé et où la communication est facilitée par des standards visuels, le stress diminue, la motivation augmente, des idées d’amélioration sont émises.

• Améliore la performance des équipements par des opérations de maintenance clairement définies, attribuées et réalisées.

• Développe l'esprit de rigueur. A partir des objets physiques qui font le quotidien de chacun, l’état d’esprit se transforme vers plus d’ouverture, plus de respect de l’autre et de l’environnement, plus d’envie de progresser,

• Permet d’ouvrir les esprits, de faciliter le changement et l’acquisition d’autres outils ou démarches tels que la Totale Productive Maintenance, l’amélioration des flux, l’auto-qualité,…

4. Suivre le cycle PDCA pour réussir les 5S

Suivre le cycle du PDCA est la meilleure façon de structurer la démarche 5S et d’en garantir le succès.

PDCA signifie :

P = PLAN (Préparer)

Etablir un objectif d'amélioration,

Définir le plan d'actions,

Choisir les indicateurs de mesure du succès.

Cette phase primordiale conditionne la réussite de l’ensemble d’un projet.
Une mauvaise préparation entraînera des difficultés et des gaspillages de temps et d’argent.

D = DO (Faire, Appliquer)

Mettre en place le plan d'actions défini en phase P.

C = CHECK (Contrôler)

Vérifier que les actions ont été réalisées et qu'elles ont permis d'obtenir le résultat escompté,

Evaluer les écarts (compare P et D)

A = ACT (Agir, Réagir)

Trouver les causes racines des écarts mesurés et appliquer les actions correctives

Standardiser la meilleure pratique obtenue pour en assurer la pérennité.

Définir les objectifs pour de nouvelles améliorations.

Appliquer avec rigueur le cycle PDCA est une des conditions nécessaires au succès. Il évite de s’arrêter après la phase D en clarifiant les phases C et A qui sont l’essence même de l’amélioration continue (vérifier que l’on a obtenu les résultats escomptés, corriger d’éventuels écarts, capitaliser ce que l’on a appris pour continuer à améliorer)

Résumons ci-dessous le PDCA d’un projet de mise en place des 5S :

1. PLAN ( Préparer ) : Se doter des moyens nécessaires pour obtenir une connaissance approfondie de la démarche 5S. Déterminer le secteur pilote et les personnes concernées. Créer une structure de pilotage de projet et définir le rôle de chacun. Planifier le déroulement du projet. Définir les indicateurs de succès.

2. DO (Faire, Appliquer) : Mettre en œuvre chaque étape du plan défini.
Le responsable de projet devra suivre avec rigueur le plan de déroulement établi.
La présence régulière du dirigeant sur le terrain et le dispositif de suivi sont des éléments primordiaux pour assurer le succès de la démarche

3. CHECK (Contrôler) : Mesurer les progrès réalisés " A partir des indicateurs choisis, il est possible de comparer le résultat obtenu aux objectifs fixés. 2 types d’indicateurs sont à suivre :

- Les indicateurs de processus : tenue des délais des actions retenues, nombre de suggestions émises…

- Les indicateurs de résultat : niveau 5S obtenu, impact 5S sur la qualité, les coûts, les délais, la sécurité, l’environnement.

4. ACT (Agir, Réagir) : Quand des écarts négatifs sont constatés, l’analyse des causes racines doit s’effectuer avec le groupe projet. Des actions correctives complémentaires sont alors ajoutées au plan d’actions.Pour les phases du projet réussies, la capitalisation des bonnes pratiques se fait en améliorant le standard de déroulement d’un chantier pilote.